Travelmanagement

Hat Ihr Unternehmen keine Firmenreisestelle, sind Sie als Sekretärin für die gesamte Reisevorbereitung der Dienstreisen des Chefs zuständig. Sie müssen sich dann selbständig um die gesamte Reiseplanung kümmern. Kenntnisse in Reise- und Verkehrskunde werden deshalb für diesen Beruf verlangt. Geographisches Wissen erleichtert Ihnen die Reisevorbereitungen. Wenn Sie von Ihrem Vorgesetzten den Auftrag erhalten, eine Dienstreise vorzubereiten, kommen außer den Aufgaben, die mit der Reise zusammenhängen, wie Fahrkarten bestellen, Verkehrsverbindungen aussuchen, Hotels reservieren, noch viele andere Arbeiten im Vorfeld auf Sie zu. In diesem Seminar wollen wir Ihnen Hilfestellungen für ein effektives Travelmanagement anbieten. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir Checklisten und Abläufe, die Ihnen helfen an alles zu denken. Wir unterrichten Sie zudem über die Besonderheiten der verschiedenen Verkehrsmittel, Tipps, Tricks und Einsparmöglichkeiten bei Hotelbuchungen und Reservierungen. Für viele Sekretärinnen ist die Reisekostenabrechnung zudem ein stetig wiederkehrender Greuel. Sie erhalten Informationen über die derzeit gültigen gesetzlichen Vorgaben, Pauschalbeträge und Kosten für Verpflegungsaufwand.

Reisevorbereitung

• Beachtung betrieblicher Richtlinien
• Position und Funktion des Reisenden
• Informationsbeschaffung
• Checklisten
• Reisemappe

Planung von Dienstreisen

• Reisen mit Auto, Flugzeug und Bahn
• Nutzen von Vergünstigungen
• Reservierungen und Hotelbuchungen
• Festlegung optimaler Reiserouten
• Aufstellung eines Reiseplans
• Reisetermine festlegen und Verabredungen treffen
• Besonderheiten bei Auslandsreisen
• Zusammenstellung erforderlicher Reisedokumente
• Information betroffener Stellen im Unternehmen

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