Protokolle leicht gemacht

Protokolle sind nicht nur Informations- und Auftrags-, sondern auch Kontrollmittel. Die Einhaltung von Terminen und Absprachen wird hier verbindlich festgelegt. Daher ist Protokollieren eine Aufgabe, die viel Konzentration erfordert. Bei der Erstellung eines Protokolls sind außerdem Sorgfalt, klare und eindeutige Formulierung und ein Gespür für wichtige Sachverhalte von Bedeutung. Dabei ist gute Vorbereitung die halbe Arbeit. In diesem Seminar erfahren Sie wie Sie durch strukturiertes Vorgehen und gute Vorbereitung stilistisch einwandfreie Protokolle erstellen. Dem Verfassen effizienter, klarer und wertfreier Protokolle wird dabei besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Erfahren Sie, welche formalen Vorgaben für die Ausarbeitung von Protokollen bestehen, wann welche Protokollart anzuwenden ist und wie Sie ein Gespür für die wesentlichen Informationen einer Sitzung entwickeln können. Korrekt und einwandfrei abgefassten Protokollen kommt eine große Bedeutung zu. Nicht korrekt ausgearbeitete, fehlerhafte oder unvollständige Protokolle führen oft zu einem falschen Vollzug von gefassten Beschlüssen, was sich verheerend auswirken kann. Ein Protokoll kann aber nur so gut sein, wie die Sitzung, über die es erstellt wird. Die Zusammenarbeit zwischen Sitzungsleitenden und Protokollführenden ist deshalb ein muss. Unerlässlich ist zudem das Beherrschen der wichtigsten Grammatik- und Stilregeln.

Protokollarten

• Ergebnis- oder Beschlussprotokoll
• Kurzprotokoll
• Ausführliches Protokoll
• Wörtliches Protokoll
• Wann ist welche Protokollart zu wählen?

Der Protokollrahmen

• Kopf des Protokolls
• Anordnung der formalen Angaben
• Protokollgerechtes Schreiben des Textes

Protokolltext stilistisch gestalten

• Abfassung in der richtigen Zeitform
• Direkte und indirekte Rede
• Merkmale des Sachstils
• Einführungswörter

Richtige Erfassung und Zusammenfassung

• Arbeitsvorbereitung beim Protokollieren
• Was mitschreiben, was weglassen?

Protokoll unterschriftsreif erstellen und gestalten

• Übersichtliche Darstellung
• Protokollverteiler
• Auswertung des Protokolls
• Führung eines Protokollarchivs
• Führung eines Stichwortverzeichnisses

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